Les éditeurs de logiciels notariaux expliquent-ils comment exporter ses données ?

Pas sur les pages publiques que nous avons lues le 15/11/2026 chez Septeo, Fiducial et Fichorga. La documentation d'export, si elle existe, est réservée aux clients : demandez-la à votre éditeur ou à votre assistance.

Quel format choisir pour un export ?

Un fichier tableur ou un fichier texte à colonnes séparées, avec une ligne d'en-têtes et une ligne par acte, par écriture ou par dossier. Une édition mise en page pour l'impression est la plus difficile à interroger.

Exporter les données de son logiciel notarial

Pour interroger les données de l'office hors du logiciel, il faut un export à plat : une ligne par acte, par écriture ou par dossier, une ligne d'en-têtes, des colonnes nommées. Les trois exports qui répondent à la plupart des questions sont le répertoire, la balance des comptes clients et la liste des dossiers. Une précision honnête d'abord : sur les pages publiques de Septeo, Fiducial et Fichorga lues le 15/11/2026, aucun éditeur ne décrit sa fonction d'export. Ce guide dit donc quoi demander et comment préparer le fichier, pas sur quel bouton cliquer.

Les trois exports utiles

Export	Une ligne =	Colonnes à obtenir	Ce que dit le texte
Répertoire	un acte	numéro, date, nature, espèce, parties, support	Décret n° 71-941, art. 23 : date, nature et espèce, noms des parties, support
Balance des comptes clients	un compte	numéro, client, dossier, solde, sens, date du dernier mouvement	Décret n° 45-0117, art. 20 A : un compte au nom de chaque client
Liste des dossiers	un dossier	numéro, nature, client, responsable, date d'ouverture, étape, échéance, acte lié	Pas de texte : dépend de votre logiciel

Pour la liste des dossiers, les outils de suivi existent : Septeo décrit pour Kivia un suivi de l'avancement des dossiers par jalons personnalisables et des notifications d'échéance ; Fichorga décrit pour JURIS Web une vision en temps réel de la charge de travail et des alertes. Reste à savoir si ces vues s'exportent : c'est la question à poser.

Ce qu'il faut demander à l'éditeur

Le format : tableur ou texte à colonnes séparées, plutôt qu'une édition imprimable ou un document mis en page.
Les en-têtes : un nom par colonne, sur la première ligne, toujours le même d'un export à l'autre.
La période : pouvoir choisir des dates de début et de fin.
Les identifiants : le numéro d'acte et le numéro de dossier dans chaque export, pour relier les fichiers entre eux.
La date d'extraction, inscrite dans le fichier ou dans son nom.
Les droits : qui, dans l'office, peut lancer un export, et si l'opération est tracée.

Nettoyer le fichier avant de l'interroger

Problème fréquent	Effet	Correction
Dates en texte (« 14 oct. 2026 »)	Tri et filtres faux	Une seule forme, JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ
Montants avec espaces ou « € »	Sommes impossibles	Nombre seul, devise dans l'en-tête
Nature d'acte saisie librement	Comptages faux	Table de correspondance vers une liste fermée
Lignes de sous-total dans l'export	Doubles comptes	Supprimer avant tout calcul
Cellules fusionnées	Colonnes décalées	Défusionner, une valeur par cellule
Noms en majuscules et minuscules mélangés	Recherches incomplètes	Uniformiser

Le site NL-Q Excel détaille ces opérations dans un tableur.

Relier les fichiers

Avec un même numéro de dossier dans les trois exports, vous pouvez poser des questions qui croisent les sources :

« Quels dossiers ont un acte au répertoire mais un compte client encore créditeur ? »
« Quels dossiers ouverts depuis plus de six mois n'ont aucun acte au répertoire ? »
« Pour chaque clerc, combien de dossiers ouverts et combien d'actes signés ce trimestre ? »

Sans identifiant commun, ces croisements reposent sur les noms des clients, ce qui produit des erreurs.

Protéger l'export

Un export de l'office contient des identités, des montants et des situations de famille. Quatre règles simples :

N'exporter que les colonnes utiles à la question : un comptage d'actes par mois n'a pas besoin des noms des parties.
Ranger les exports dans un dossier de l'office aux accès limités, pas sur un poste personnel.
Supprimer les exports ponctuels une fois la question traitée.
Avant un outil externe, retirer ou remplacer les identifiants. La CNIL rappelle que remplacer un nom par un numéro est une pseudonymisation : la donnée reste personnelle. Voir anonymiser un acte notarié.

Vérifier l'export lui-même

Le nombre de lignes du répertoire exporté correspond au nombre d'actes de la période affiché par le logiciel.
La somme des soldes de la balance exportée égale celle de la balance éditée par le logiciel à la même date.
Le premier et le dernier enregistrement de la période sont présents.

Pour savoir ce que propose chaque éditeur, voir logiciel notaire.