Quelles mentions doit contenir le répertoire d'un notaire ?

D'après l'article 23 du décret n° 71-941 du 26/11/1971, le répertoire est tenu jour par jour et indique la date, la nature et l'espèce de l'acte, les noms des parties et le support utilisé.

Le répertoire peut-il être tenu sur support électronique ?

Oui. L'article 23 prévoit un répertoire sur support papier ou électronique ; l'article 25 précise que le répertoire électronique est signé par le président de la chambre des notaires ou son délégué, au moyen d'une signature électronique qualifiée.

Répertoire des actes du notaire : le lire comme une base

Le répertoire est la liste de tous les actes reçus par le notaire. Le décret n° 71-941 du 26/11/1971, consulté sur Légifrance dans sa version en vigueur au 03/08/2026, en fixe le cadre : il est tenu jour par jour, sur papier ou sur support électronique, et indique pour chaque acte la date, la nature et l'espèce de l'acte, les noms des parties et le support utilisé (article 23). C'est déjà une base de données : une ligne par acte, cinq colonnes au moins.

Ce que disent les textes

Article du décret n° 71-941	Contenu (résumé du texte)
23	Répertoire de tous les actes reçus, papier ou électronique, tenu jour par jour ; mentions : date, nature et espèce, noms des parties, support
24	Sur papier : feuilles mobiles possibles, pages numérotées et visées par le président de la chambre ou son délégué
25	Sur support électronique : signé par le président de la chambre ou son délégué, par signature électronique qualifiée

Ce tableau résume le texte ; il ne l'interprète pas. Pour toute question sur la tenue du répertoire de votre office, le texte de référence est celui de Légifrance et l'interlocuteur est votre chambre.

Du répertoire au tableau

Votre logiciel de rédaction tient le répertoire pour vous. Pour l'interroger, il faut un export à plat, avec par exemple ces colonnes :

Colonne	Exemple	À vérifier
numero	2026-0412	unique, sans trou inexpliqué
date_acte	14/10/2026	une seule forme de date
nature	Vente	liste fermée (vente, prêt, donation, notoriété…)
espece	Vente d'appartement	texte libre, à ne pas utiliser pour compter
parties	DUPONT / MARTIN	séparateur constant
support	Électronique	papier ou électronique
redacteur	code du clerc	facultatif, selon votre logiciel

Les colonnes redacteur ou dossier ne viennent pas du décret : elles dépendent de ce que votre logiciel enregistre. Voir exporter les données de son logiciel notarial.

Les questions qu'un répertoire sait trancher

« Combien d'actes avons-nous reçus par mois en 2026, par nature ? »
« Quelle part de nos actes 2026 est sur support électronique ? »
« Quels actes de donation avons-nous reçus entre le 01/01/2026 et le 30/06/2026 ? »
« Y a-t-il des numéros manquants ou en double dans la série 2026 ? »
« Quels actes concernent la partie MARTIN depuis 2020 ? » (pour retrouver un acte, voir retrouver un acte notarié ancien)
« Le nombre de ventes de ce trimestre est-il au-dessus de celui du même trimestre l'an dernier ? »

Les quatre premières se traitent avec un filtre ou un tableau croisé dans un tableur. Un assistant IA permet de les poser en français, sur l'export, et de combiner plusieurs critères ; il ne dispense pas de recompter.

Vérifier la réponse

Total général : le nombre de lignes de l'export doit correspondre au dernier numéro de la période, moins les numéros annulés que vous savez justifier.
Nature : si une réponse compte des « ventes », vérifiez qu'elle s'appuie sur la colonne nature et non sur un mot cherché dans espece (« vente » apparaît aussi dans « promesse de vente »).
Dates : une date au format texte se trie mal ; contrôlez le premier et le dernier acte de la période.
Parties : un nom saisi avec et sans accent, ou avec un prénom, fausse une recherche ; testez plusieurs graphies.

Le répertoire dans le temps

Le répertoire suit les minutes : les Archives départementales de la Côte-d'Or définissent le répertoire comme le registre où le notaire reporte, dans l'ordre chronologique, les actes passés dans son étude, et rappellent qu'elles ne possèdent pas les minutes de moins de 75 ans. Les répertoires anciens versés aux archives restent la porte d'entrée pour retrouver un acte. Voir la conservation des minutes notariales.

Confidentialité

Le répertoire contient des noms de parties. Pour un comptage, retirez la colonne parties avant d'envoyer l'export à un outil externe : elle ne sert à rien pour compter des actes par mois. Voir anonymiser un acte notarié.