Quels livres de comptabilité un notaire doit-il tenir ?

L'article 16 du décret n° 45-0117 du 19/12/1945 cite notamment un livre-journal des espèces, un registre de frais d'actes et un grand livre des espèces ; l'article 20 A prévoit un compte au nom de chaque client pour les entrées et sorties de valeurs. L'article 19-1 admet d'autres procédés comptables agréés par le garde des sceaux.

Où sont déposés les fonds reçus pour le compte des clients ?

L'article 15 du même décret prévoit leur dépôt sur des comptes de disponibilités courantes ouverts à la Caisse des dépôts et consignations, et limite la conservation d'espèces à l'étude.

Un logiciel de comptabilité notariale doit-il être agréé ?

L'arrêté du 27/01/2006 prévoit une attestation de conformité délivrée par un commissaire aux comptes avant la mise en service, valable trois ans ; le Conseil supérieur du notariat tient la liste des logiciels attestés.

Comptabilité notariale : sa structure, vos questions

La comptabilité d'un office notarial n'est pas une comptabilité d'entreprise ordinaire : elle suit des règles fixées par le décret n° 45-0117 du 19/12/1945, avec des livres obligatoires, un compte par client et des fonds de tiers déposés à la Caisse des dépôts et consignations. Pour qui veut l'interroger, c'est une chance : la donnée est structurée, datée, rattachée à un client et à un acte. Ce guide décrit cette structure d'après les textes, puis les questions qu'on peut lui poser. Il ne donne aucun avis comptable ou déontologique : ces sujets relèvent de votre chambre et de votre commissaire aux comptes.

Ce que fixe le décret de 1945

Version consultée sur Légifrance le 15/11/2026. Les lignes ci-dessous résument le texte, sans l'interpréter.

Article	Ce qu'il prévoit (résumé)
13, 5°	Interdiction de recevoir ou conserver des fonds à charge d'en servir l'intérêt
14	Interdiction d'employer, même temporairement, les sommes ou valeurs détenues ; versement des sommes dues à la Caisse des dépôts, même en cas d'opposition
15	Espèces conservées à l'étude limitées dans le temps (deux jours ouvrables) et en montant ; fonds de tiers déposés sur des comptes de disponibilités courantes à la Caisse des dépôts
16	Comptabilité des recettes et dépenses ; livres cités : livre-journal des espèces, registre de frais d'actes, grand livre des espèces
16 A	Reçu tiré d'un carnet, numéroté, pour toute somme encaissée
17	Livre-journal tenu jour après jour, sans blancs ni lacunes
18	Registre de frais d'actes, dans l'ordre chronologique des actes reçus
19	Balances au moins une fois par an au 31 décembre, et balances trimestrielles
19-1	Procédés comptables différents admis s'ils sont agréés par le garde des sceaux
19-2	Plan comptable de la profession fixé par arrêté
20 A	Compte au nom de chaque client pour les entrées et sorties de valeurs

S'y ajoute l'arrêté du 27/01/2006 : tout logiciel de comptabilité d'office fait l'objet, avant sa mise en service, d'une attestation de conformité délivrée par un commissaire aux comptes, valable trois ans ; le Conseil supérieur du notariat tient la liste des logiciels attestés, et lors des inspections, les inspecteurs vérifient que le logiciel utilisé est bien celui de la liste (articles 1, 4 et 6).

Ce que cela donne comme données

Pour poser des questions, vous aurez besoin de trois extractions de votre logiciel :

Extraction	Une ligne =	Colonnes utiles
Balance des comptes clients	un compte client	numéro de compte, client, dossier, solde, sens (débit ou crédit), date du dernier mouvement
Grand livre ou journal	une écriture	date, compte, libellé, débit, crédit, dossier, acte
Registre de frais d'actes	un acte	numéro d'acte, date, client, montants du décompte

Les éditeurs décrivent des outils qui préparent ce travail. Fichorga indique pour JURIS Web l'import des relevés de la Caisse des dépôts avec rapprochement bancaire automatique et le suivi en temps réel des comptes clients créditeurs et débiteurs. Fiducial décrivait en 2018 pour sa comptabilité un suivi des comptes clients par codes clercs, notaires et analytiques, avec tableaux croisés et filtres. Vérifiez ce que propose votre propre version.

Les questions à poser

Sur la balance des comptes clients :

« Quels comptes clients sont débiteurs aujourd'hui, et depuis quand ? »
« Quels comptes créditeurs n'ont eu aucun mouvement depuis plus de douze mois ? »
« Quel est le total des soldes créditeurs par notaire ou par clerc responsable ? »
« Quels dossiers ont un acte signé mais un compte client encore ouvert ? »

Sur le journal :

« Quelles écritures de plus de 10 000 € ont été passées cette semaine, et sur quels comptes ? »
« Combien de mouvements par jour sur les comptes de la Caisse des dépôts ce mois-ci ? »

Sur le registre de frais d'actes :

« Combien d'actes enregistrés par mois, par nature, comparé au répertoire ? »

Ces questions décrivent des données ; elles ne disent pas ce qu'il faut en faire. Un compte débiteur ou un solde ancien appelle une analyse par l'office, selon ses règles et celles de la profession.

Avec quels outils

Le logiciel comptable lui-même, pour les états prévus : c'est la source qui fait foi.
Un tableur sur l'export de la balance : filtres, tri par date du dernier mouvement, tableau croisé par responsable. Voir le site NL-Q Comptabilité.
Un assistant IA pour formuler la question en français sur l'export, ou pour croiser la balance avec la liste des dossiers. Choisissez un outil couvert par un contrat de l'office : ces fichiers contiennent des noms et des montants.

Vérifier la réponse

Total de contrôle : la somme des soldes de l'export doit égaler le total de la balance éditée par le logiciel à la même date.
Date d'arrêté : une balance exportée un lundi ne dit rien des écritures du mardi ; notez la date sur chaque fichier.
Sens des soldes : vérifiez la convention de signe de l'export (débit positif ou négatif) avant de filtrer.
Pas de compensation implicite : une question sur « le solde total des clients » peut additionner débits et crédits ; demandez-les séparément.
Retour à la pièce : pour un compte signalé, relisez les écritures dans le logiciel, pas dans le fichier exporté.

Pour repérer la comptabilité dans votre offre logicielle, voir logiciel notaire ; pour l'export, exporter les données de son logiciel notarial.