Par quelle question commencer ?

Par une question de comptage sur le répertoire, par exemple le nombre d'actes par mois et par nature : la donnée est complète, le résultat se vérifie facilement, et l'exercice révèle les défauts de l'export.

Ces questions demandent-elles un outil d'IA ?

Non. La plupart se traitent avec un filtre ou un tableau croisé. Un assistant IA permet de les poser en français et de croiser plusieurs fichiers ; sa réponse se vérifie toujours sur la donnée.

Questions à poser aux données d'un office notarial

Une bonne question à vos données est précise, datée et vérifiable. Voici des exemples classés par source, avec pour chacun la donnée qui répond et le contrôle à faire. Ce sont des questions sur la donnée, jamais sur le fond d'un dossier : aucune ne remplace l'analyse du notaire, et aucune ne calcule de frais, de droits ou d'émoluments.

Répertoire des actes

Donnée : export du répertoire, une ligne par acte (date, nature, espèce, parties, support, mentions de l'article 23 du décret n° 71-941). Voir répertoire des actes.

Question	Contrôle
Combien d'actes par mois en 2026, par nature ?	Le total égale le nombre d'actes de l'année
Quelle part des actes est sur support électronique ?	Recompter les deux supports
Y a-t-il des numéros manquants ou en double ?	Relire le répertoire autour de chaque anomalie
Quels actes concernent telle partie depuis 2015 ?	Tester plusieurs graphies du nom
Quel trimestre a compté le plus de ventes depuis trois ans ?	Vérifier que la nature « vente » est bien filtrée
Combien de donations entre le 01/01/2026 et le 30/06/2026 ?	Contrôler les dates limites

Comptabilité

Donnée : balance des comptes clients, journal, registre de frais d'actes (décret n° 45-0117, articles 16 à 20 A). Voir comptabilité notariale.

Question	Contrôle
Quels comptes clients sont débiteurs, et depuis quand ?	Total de la balance éditée par le logiciel
Quels comptes créditeurs sans mouvement depuis plus de douze mois ?	Date du dernier mouvement dans le logiciel
Quel total des soldes créditeurs par responsable de dossier ?	Débits et crédits séparés, jamais compensés
Quels dossiers ont un acte signé et un compte encore ouvert ?	Relier par numéro de dossier, pas par nom
Combien d'actes au registre de frais d'actes ce mois-ci, comparé au répertoire ?	Écart à expliquer acte par acte

Activité de l'office

Donnée : comptabilité et répertoire. Voir chiffre d'affaires moyen d'un office notarial.

Question	Contrôle
Quel produit moyen par acte en 2025, par nature d'acte ?	Total des produits égal au compte de résultat
Comment le nombre d'actes a-t-il évolué sur cinq exercices ?	Même définition d'« acte » chaque année
Combien d'actes par collaborateur ce trimestre ?	Effectif moyen de la même période

Dossiers en cours

Donnée : liste des dossiers exportée du logiciel. Voir exporter les données de son logiciel notarial.

Question	Contrôle
Quels dossiers ouverts depuis plus de six mois n'ont aucun acte ?	Relire l'étape dans le logiciel
Combien de dossiers ouverts par clerc ?	Total égal au nombre de dossiers ouverts
Quelles échéances tombent dans les quinze prochains jours ?	Dates au même format

Archives et minutes

Donnée : inventaire du fonds (notaire, années, emplacement, versement). Voir conservation des minutes.

Question	Contrôle
Quelles années de minutes arrivent au terme des 75 ans l'an prochain ?	Repérer à part les actes concernant des mineurs (100 ans)
Où est rangé le répertoire de tel prédécesseur pour telle année ?	Vérifier sur place
Combien de demandes de copie orientées vers les archives cette année ?	Tableau des demandes à jour

Données publiques et partagées

Question	Donnée	Contrôle
Quelles ventes comparables dans cette commune depuis 24 mois ?	Extrait des bases Perval et BIEN	Nombre de références et comparabilité
De combien l'indice des appartements anciens a-t-il varié sur un an ?	Série des indices Notaires-Insee	Base de l'indice et série corrigée ou non
La parcelle du dossier existe-t-elle dans le dernier millésime ?	Cadastre ouvert	Commune, section, préfixe, numéro
L'état réponse couvre-t-il une période assez récente ?	État hypothécaire	Dates de la période demandée
Quels établissements n'ont pas encore répondu après FICOBA ?	Tableau de suivi FICOBA	Numéros de comptes relus sur la réponse

Les questions à éviter

Les questions de fond (« Cet acte est-il valable ? », « Quels droits sont dus ? ») : elles relèvent du notaire, pas d'un tableau.
Les questions sans période (« Combien de ventes ? ») : ajoutez toujours des dates.
Les questions qui supposent une donnée absente : FICOBA ne donne pas de solde, le cadastre ouvert ne donne pas de propriétaire, l'indice ne donne pas de prix.
Les questions sur des noms envoyées telles quelles à un outil externe : voir anonymiser un acte notarié.

Comment poser la question à un assistant IA

Une formulation qui marche : la source, la période, le critère, la forme de la réponse. Par exemple : « Dans le fichier répertoire_2026, compte les actes dont la colonne nature vaut "Vente", par mois, du 01/01/2026 au 31/10/2026, et rends un tableau mois / nombre. » Puis recomptez un mois à la main.