Interroger les données d'un office notarial
Les données d'un office notarial, et les questions à leur poser en français.
Un office notarial est assis sur des données très bien tenues, parce que la loi l'exige : un répertoire de tous les actes reçus, une comptabilité avec un compte par client, des minutes conservées 75 ans. À côté, il a accès à des données publiques utiles : les bases immobilières du notariat, les indices de prix, le cadastre. Ce site explique, source par source, quelles questions poser, comment préparer la donnée et comment vérifier la réponse.
Il ne donne aucun avis juridique ni fiscal, et ne calcule ni frais, ni droits, ni émoluments : il parle de vos données, pas de vos dossiers.
Les données de l'office
| Donnée | Ce que disent les textes | Page |
|---|---|---|
| Répertoire des actes | Tenu jour par jour : date, nature, espèce de l'acte, noms des parties, support (décret n° 71-941, art. 23) | Répertoire des actes |
| Minutes | Le notaire garde minute de tous les actes qu'il reçoit, sauf ceux délivrés en brevet (art. 26) | Conservation des minutes |
| Comptabilité | Livre-journal des espèces, registre de frais d'actes, grand livre, compte par client (décret n° 45-0117, art. 16 à 20 A) | Comptabilité notariale |
| Dossiers et logiciel | Ce que votre logiciel de rédaction et de gestion permet d'exporter | Exporter ses données |
Les données publiques ou partagées
| Donnée | Pour quoi faire | Page |
|---|---|---|
| Bases Perval et BIEN | Références de ventes issues des actes | Perval et BIEN |
| Indices Notaires-Insee | Évolution des prix des logements anciens | Indices Notaires-Insee |
| Cadastre ouvert | Contrôler une référence cadastrale | Données cadastrales |
| Renseignements hypothécaires | Situation juridique publiée d'un immeuble | État hypothécaire |
| FICOBA | Liste des comptes d'un défunt, dans une succession | FICOBA |
La méthode, en quatre temps
- Partir d'une question précise. « Combien d'actes de vente avons-nous reçus par mois en 2026 ? » se vérifie ; « Comment va l'office ? » ne se vérifie pas. Voir les exemples de questions.
- Préparer la donnée. Une ligne par acte, par écriture ou par dossier ; des colonnes nommées ; des dates au même format ; une nature d'acte tirée d'une liste fermée, pas saisie librement.
- Choisir l'outil. Un filtre ou un tableau croisé dans un tableur répond à la plupart des questions de comptage. Un assistant IA permet de poser la question en français et de croiser plusieurs documents. Voir le site NL-Q Excel.
- Vérifier. Toute réponse chiffrée se recompte sur le tableau d'origine, au moins sur un échantillon. Une réponse sur un acte se relit sur l'acte.
Confidentialité d'abord
Les données d'un office portent sur des personnes : identités, adresses, patrimoines, situations de famille. Avant d'envoyer un extrait à un outil en ligne, posez-vous deux questions : ce service est-il couvert par un contrat de l'office, et l'extrait est-il vraiment nécessaire en entier ? La CNIL rappelle qu'une donnée pseudonymisée (nom remplacé par un numéro) reste une donnée personnelle ; seule une anonymisation qui rend toute identification impossible en pratique fait sortir la donnée de ce cadre. Voir anonymiser un acte notarié.
Pour aller plus loin
Toutes les pages
Guides
- Anonymiser un acte notarié avant de l'interroger
Quelles mentions masquer dans un acte, anonymiser ou pseudonymiser selon la CNIL, et un test simple avant d'envoyer le texte à un outil.
- Comptabilité notariale : sa structure, vos questions
Livres obligatoires, compte par client, fonds à la Caisse des dépôts : la structure fixée par le décret de 1945, et les questions à poser aux données.
- Données cadastrales open data : contrôler une parcelle
Ce que publient cadastre.data.gouv.fr et data.gouv.fr, ce qu'ils ne publient pas, et comment vérifier les références cadastrales d'un dossier.
- Exporter les données de son logiciel notarial
Répertoire, balance des comptes clients, dossiers : quoi exporter, sous quelle forme, et comment nettoyer le fichier avant de l'interroger.
Questions
- Chiffre d'affaires moyen d'un office notarial
Les repères publiés par l'Observatoire Fiducial 2026, ce qu'ils mesurent, et comment calculer les mêmes ratios sur les données de votre office.
- Retrouver un acte notarié ancien : la méthode de l'office
Une demande de copie d'un vieil acte arrive à l'office : les informations à obtenir, où chercher selon l'âge de l'acte, et comment ranger la recherche.
Comparatifs
- Logiciel notaire : ce que chaque éditeur dit de vos données
Septeo, Fiducial, Fichorga : rédaction, comptabilité, suivi d'activité et IA, d'après les pages des éditeurs lues le 15/11/2026.
Listes
- Questions à poser aux données d'un office notarial
Vingt-cinq questions classées par source (répertoire, comptabilité, dossiers, bases immobilières, cadastre), avec la donnée qui répond et le contrôle.
Fiches
- Durée de conservation des minutes notariales
75 ans, 100 ans pour un mineur, minutier central pour l'acte électronique : ce qu'indique la Chambre des notaires de Paris, et comment indexer son fonds.
- État hypothécaire d'un bien : ranger et contrôler la réponse
Formulaires, périodes et contenu des renseignements hypothécaires selon la DGFiP, et comment l'office range la réponse pour la rapprocher du dossier.
- Indice des prix des logements Notaires-Insee : le lire
Ce que mesure l'indice Notaires-Insee, comment il est calculé, où télécharger les séries et quelles questions lui poser sans contresens.
- Répertoire des actes du notaire : le lire comme une base
Ce que le décret de 1971 impose au répertoire des actes, et comment s'en servir pour compter, contrôler et retrouver les actes de l'office.
Définitions
- Bases Perval et BIEN : les ventes vues par les notaires
Ce que contiennent Perval et BIEN, qui les gère, quelle couverture, et comment s'en servir sans en tirer plus qu'elles ne disent.
- FICOBA et notaire : ce que contient le fichier des comptes
Ce que FICOBA indique et n'indique pas, l'accès du notaire chargé d'une succession, et comment ranger la réponse pour suivre chaque compte.