Retrouver un acte notarié ancien : la méthode de l'office

Pour retrouver un acte notarié ancien, tout dépend de son âge et de ce que l'on sait de son notaire. Un acte de moins de 75 ans (100 ans s'il concerne un mineur) est en principe conservé par le notaire qui l'a reçu ou par son successeur ; au-delà, il a été transmis aux archives départementales, ou aux Archives nationales pour Paris. Côté office, une demande de copie se traite vite si le répertoire est interrogeable et si la recherche est notée dans un tableau.

Les informations à obtenir du demandeur

Les Archives départementales de la Côte-d'Or le disent sans détour : il faut connaître soit le nom du notaire, soit la commune d'établissement de l'étude, faute de quoi la recherche est difficile, voire impossible. Demandez donc, dans cet ordre :

1. le nom du notaire, ou la commune de l'étude ;
2. une période (année, ou fourchette d'années) ;
3. le nom d'au moins une partie ;
4. la nature de l'acte (vente, donation, contrat de mariage…) ;
5. pour un bien immobilier, la commune et si possible la référence cadastrale.

Où chercher selon l'âge de l'acte

Pour un acte immobilier, la notice de la direction générale des finances publiques (DGFiP) précise que le service de la publicité foncière délivre la copie des documents publiés, notamment les actes de transmission de propriété ; avant le 01/01/1956, il faut parfois commencer par un relevé des formalités. Voir l'état hypothécaire d'un bien.

Qui peut obtenir la copie ne relève pas de ce site : service-public.fr décrit les cas (signataires, héritiers, ayants droit, tiers sur autorisation judiciaire).

Côté office : interroger son propre fonds

La recherche interne suit le répertoire (voir répertoire des actes) :

• « Quels actes de la période 1985-1990 mentionnent la partie LEROY ? »
• « Dans quel répertoire de prédécesseur se trouve l'année 1979 ? »
• « Cet acte a-t-il déjà été transmis aux archives ? »

Si les répertoires anciens n'existent que sur papier, l'inventaire du fonds (notaire, années, emplacement, versement) décrit dans la conservation des minutes évite de chercher au hasard.

Côté archives : la méthode des inventaires

La fiche des Archives de la Côte-d'Or décrit une recherche en trois tables, utile à connaître pour orienter un demandeur :

• table des études : par commune, les notaires qui y ont exercé et les dates extrêmes des documents conservés ;
• table des noms : par notaire, le lieu de l'étude et les dates extrêmes ;
• table des filiations : la suite des notaires d'une même étude, de sa création à nos jours.

Chaque ligne renvoie à une cote de minutier ; on consulte ensuite le détail des dates pour trouver l'article. Le même document signale un piège : dans ces inventaires, le mot « inventaire » désigne parfois des répertoires, pas des inventaires après décès.

Tenir un tableau des demandes

Un office qui reçoit régulièrement ces demandes gagne à les noter :

Questions possibles : « Combien de demandes non détenues avons-nous orientées vers les archives cette année ? », « Quel délai moyen entre demande et réponse ? ». Ce tableau contient des noms : gardez-le dans les outils de l'office.

Vérifier avant de répondre

1. Relire l'acte trouvé : la date, la nature et les parties doivent correspondre à la demande.
2. Ne pas conclure à l'absence sur une seule graphie de nom.
3. Noter la source de la réponse (répertoire, inventaire, archives) dans le tableau.